Une étude récente sur nos comportements a déterminé que ce que vous avez fait depuis 72 heures (vos projets, vos taches, votre collecte d’information, etc) vous a apporté autant de changements dans votre vie qu’un mois, voir un an pour les générations précédentes.
Alors pas étonnant que vous ayez l’impression d’être débordé(e), surbooké(e) et toujours à fond ! Pour vous aider à équilibrer tout cela, vous avez besoin d’équilibrer votre planning et votre agenda.
Et une bonne technique est d’utiliser votre énergie à bon escient . Alors comment mettre à profit vos temps forts ? Et vos temps faibles !
Pour mieux comprendre cela, regardez cette vidéo !
Comment utiliser vos niveaux d’énergie ?
Vous avez beau avoir une FERRARI comme voiture, si elle est mal réglée et que vous ne mettez pas le bon type d’essence dans le reservoir , elle n’avancera pas aussi vite qu’elle le devrait.
Tout d’abord, il vous faut comprendre que , durant chacune de vos journées, vous alternez 3 niveaux d’énergie . Qui correspondent chacun à un moment clé .
Ainsi vous allez avoir des temps inactifs, des temps actifs et des temps proactifs.
Alors détaillons un peu mieux tout cela .
La période inactive
Pendant les périodes dites inactives, votre énergie est au plus bas. Vous allez alors pouvoir accepter des tâches plutôt basiques, qui vont utiliser les parties « lentes » de votre cerveau . Et qui demandent donc peu de ressources physiques et mentales.
Dans ces moments là, mieux vaut vous occuper par exemple à lire des mails qui demandent que peu d’actions (vous savez ces mails qui vous polluent la boite de réception, et qui demandent juste à être supprimés ou à être classés).
Ou vous pouvez:
- Aller en réunion avec quelques personnes (pas plus de 3)
- Passer des appels de quelques minutes (inférieurs à une dizaine de minutes)
- Envoyer vos tweets pour répondre à vos clients
La période active
Ensuite vous avez les périodes dites actives, qui sont associées à un niveau d’énergie moyen .
Où vous allez pouvoir finaliser des tâches qui ne nécessitent pas d’être totalement concentré(e), où vous pouvez être moyennement motivé(e).
Cela peut être par exemple :
- la rédaction d’un article de 100 à 300 mots
- Un appel téléphonique de moins d’une demi heure,
- La rédaction d’email qui demande 5 à 10 minutes de concentration.
- Ou tout simplement organiser la délégation de certaines de vos tâches.
La période proactive
Et puis il y a les périodes de proactivité ! C’est là où vous êtes le plus motivé, en pleine bourre, plein d’allant.
Vous avez alors un moral d’acier, et êtes prêt(e) à déplacer des montagnes et avec le désir d’arriver à faire ce que vous avez à faire .
Dans cette énergie, vous allez pouvoir
- facilement créer du contenu de qualité de plus de 500 mots (par exemple des rapports, des présentations, des documents) .
- Avoir des échanges en réunion ou au téléphone d’une heure.
- Organiser des rendez vous avec vos clients, en physique ou en ligne.
A chacun(e) son mode de fonctionnement
Alors , bien sûr , tout cela est une généralité !
Vous avez votre propre mode de fonctionnement, donc vos moments énergétiques ne seront pas les mêmes que les miens . A chacun ses capacités, son biorythme !
Certain(e)s d’entre vous auront tendance à avoir un coup de mou après le déjeuner , mais seront en pleine énergie après le dîner . Ou à plat vers 16h, mais dynamique à 10h du matin.
Trouvez votre propre organisation !
Une bonne démarche afin d’optimiser vos journées, est de commencer à vous appuyer sur les principes de base que je viens d’énoncer.
D’ailleurs , pour améliorer votre efficacité , vous pouvez tester le principe et vous construire votre propre agenda à partir de ce type de blocs .
Votre agenda type pourrait être :
- De 8h à 9h : Temps inactif
- De 9h à 11h : Temps actif
- De 11h à 13h : Temps proactif
- De 13h à 15h : Temps inactif
- De 15h à 17h : Temps proactif
Cela va vous permettre de remplir, chaque matin (selon vos priorités et vos contraintes), le contenu de votre journée . Vous allez ainsi déterminer les tâches que vous allez effectuer dans chacun de ces blocs.
Faites un essai sur une semaine, au bout de laquelle vous allez faire votre bilan. Pour voir si le classement tel que je vous l’ai proposé précédemment est le bon pour vous . Ou pas !
Vous allez ainsi pouvoir réajuster au fur et à mesure votre propre liste de tâches liées à vos temps actifs, inactifs et proactifs. Faites des tests, identifiez au fur et à mesure de vos journées les tâches que vous exécutez , pour les affecter à un des 3 types .
Être proactif demande d’être concentré
Une dernière consigne , avant de conclure.
Afin de ne pas vous faire interrompre à tout va , faites en sorte de signaler à votre entourage les moments où vous ne devez pas être dérangé . A chaque bloc PROACTIF, vous n’êtes pas là pour les autres ! Mettez une pancarte si vous travaillez avec d’autres personnes au bureau, affichez votre planning « proactivité » sur le frigo si vous travaillez à la maison, donnez les consignes à vos enfants si vous avez décidé de finir un travail à la maison !
Au lieu de gérer le temps, maîtrisez votre énergie !
De cette manière , vous allez mettre à profit vos temps forts et vos temps faibles . Mais surtout, vous allez organiser chacune de vos journées non plus pour maîtriser le temps, mais pour mettre à profit la bonne énergie au bon moment .
Pour exploser votre productivité au moment où vous en avez le plus besoin !
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Et en attendant , je vous souhaite une bonne efficacité !
A bientôt .
Alain
